采购作为企业获取所需商品和服务的关键流程，在企业内部起着重要的角色。

它涉及从确定所需物品到选择供应商，再到及时获得物品并保持质量和规格的全过程管理。

让我们来详细看看。

采购的含义和定义

采购是代表企业或公司购买或获取商品和服务。

它是企业内部的一个有组织的流程，可确保公司在需要时以合理的成本获得所需的物品。

企业的采购职能在制造企业中至关重要。

整个制造过程依赖于购买大量的原材料和输入部件。

在这样的公司中，采购职能是一项持续不断的活动。

采购过程通常从确定所需物品开始，然后为相同物品寻找供应商。

然后采购流程及时获得这些物品，并完全符合质量和规格。

采购管理试图最大限度地减少采购费用，同时保持所需原材料和组件的稳定输入流。

采购管理使采购流程高效、准确且具有成本效益。

采购的规模和规模可能因公司的规模和类型而异。

但是，企业采购管理的目标和一般流程保持不变。

采购的主要目标

了解采购管理的目标对于理解流程的运作方式至关重要。

这些目标通常适用于不同类型的公司。

采购管理最常见的目标如下：

以尽可能低的成本获得材料、供应品和设备：对于制造、批发和零售业务，在正确的时间供应物品对公司的运营至关重要。

如果物品供应出现任何延误，整个业务的运营可能会受到严重影响。

企业采购管理的目的是在需要时获得可用的商品和服务供应。

采购的投入成本会影响产品的利润率。

采购管理试图通过以尽可能低的成本获得物品来降低生产成本，同时保持质量。

实现正常的生产流程：原材料和组件的顺畅流动使公司的生产线或供应链保持运转。

良好的采购管理通过及时准确的物品供应维持正常的生产流程。

这也有助于将生产力保持在理想的水平。

在零售业务中，商品的稳定流入确保有足够的库存出售。

在这里，采购管理还将包括正确选择最合适的需求商品。

增加资产周转率：购买存货是一项重要的现金投资。

这种存货通常列在公司财务报告的资产项下。

当采购效率低下时，公司的现金流被锁定在购买的库存中。

错误的采购决定对公司来说可能代价高昂。

滞销的物品会锁住现金，而且储存起来也需要花钱。

如果将它们处理掉，通常价值很低。

但是，将库存保持在最低水平并与活跃的销售量相匹配的采购会带来高效库存管理. 这种资产周转提高了公司的盈利能力。

开发替代供应来源：与一组供应商发展和维持良好关系是理想的。

然而，过度依赖某一特定地区的供应商是有风险的。

如果该地区发生任何不可预见的政治或自然事件，该项目的全部供应将被切断。

如果一家供应商提供的产品存在缺陷，公司可以随时求助于其他供应商。

因此，良好的采购管理包括通过保持来自不同地方的供应商的平衡组合来降低风险。

拥有多个供应商也有利于防止供应商垄断并保持价格竞争力。

与供应商建立友好关系：公司与其供应商之间存在着非常相互依存的关系。

与所有供应商建立并保持非常友好的关系是一件好事。

这使双方更愿意满足彼此的要求和要求。

当供应商对与经常性订单的持续关系充满信心时，就更容易协商更低的价格和更灵活的条款。

供应商还可以为公司提供更慷慨的信贷额度和其他津贴。

与供应商建立良好关系的一些好处是：

有竞争力的价格

花在谈判条款和条件上的时间更少

优先于其他买家，这在材料短缺时很有用

如果有任何新的可用的优先提示

延长和更优惠的信用期和金额

实现与其他部门的密切协调：采购是一项影响公司许多其他部门运作的活动。

因此，采购管理旨在实现与所有相关部门及其人员的无缝协作。

这确保了公司运营的及时和顺利运作。

一些直接参与某些采购职能的部门是：

生产部门：这是申请采购项目的主要部门。

生产部门将创建项目的采购申请以及详细的规格、质量和数量。

他们还将指定所需项目的时间表。

生产部门和采购部门之间的良好关系使生产过程能够获得输入材料。

工程部：工程部负责公司使用的机械设备。

由于商品的生产依赖于机器，因此工程部门在公司中起着至关重要的作用。

工程部门应与采购管理部门密切合作，订购任何需要的新设备，以及保持现有设备良好状态所需的备件和服务。

市场部：市场部宣传公司所销售产品的优点和好处。

营销部门必须与所用材料的实际细节保持同步，以便他们可以根据项目的细节和质量做广告。

从长远来看，承诺多于实际效果的营销活动注定会失败，并对企业及其声誉产生不利影响。

财务部：采购和财务是齐头并进的。

采购涉及支付货款。

因此，财务部门必须与采购部门一起工作，以最好的方式使用公司的资金来获得必要的物品，筹集资金，获得最好的价格并计划采购的财务方面。

采购部门应协商财务部门同意的付款条件。

两个部门需要共同努力，及时履行公司对供应商的付款义务。

人力资源部：采购是一个非常以人为本的职能。

供应商和供应商公司由与采购部门人员谈判的人员代表。

采购部门必须配备具备相关技能的人员。

人力资源部门还必须在采购部门人员的持续培训和技能发展中支持采购管理职能。

培训和发展人员：采购部门人员将不得不与不同类型的人会面并开展业务。

他们的人际交往能力和在与供应商保持良好关系的同时进行谈判的能力对公司来说至关重要。

因此，采购部门应注意其人员的充分培训和发展。

当采购部门为公司谈判更有利的交易时，花在培训采购部门人员上的时间和金钱将帮助公司。

采购部门培训的一些重要方面包括：持续改进流程、质量管理、流程审核、供应商升级或开发、生产件批准流程和工作场所管理系统。

高效的记录维护和管理报告：采购涉及大量的文书工作和记录保存。

无可挑剔和准确的记录保存可防止采购功能中的失误。

准确、最新且易于理解的记录有助于管理层密切关注采购活动。

易于理解的定期报告应该成为购买过程的一部分。

使用软件实现更轻松的采购管理

如上所述，采购是一项非常重要的职能，可以提高公司的效率和盈利能力。

采购部门处理的项目、供应商和采购订单的绝对数量似乎不堪重负。

但是，使用智能企业管理软件例如白码采购管理系统使管理、共享和协调变得容易。

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